La conservazione delle fatture elettroniche è un obbligo che deve essere rispettato da tutti i contribuenti che le emettono per la propria attività lavorativa. La normativa di riferimento in materia di conservazione fatture elettroniche ricevute è rappresentata dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno del 2014, che all’articolo 3 sottolinea la necessità di conservare tutti i documenti informatici che abbiano una rilevanza a fini fiscali.

Tale conservazione deve garantire le funzioni di ricerca delle informazioni e di estrazione delle stesse dagli archivi informatici per ciò che riguarda il nome e il cognome, la partita Iva, il codice fiscale e la denominazione.

Prospettive per il futuro

Per fare in modo che la conservazione di fatture elettroniche e ricevute non rappresenti un ulteriore impedimento burocratico per le aziende e i titolari di partita Iva, l’Agenzia delle Entrate potrebbe creare dei programmi informatici che permettano la redazione di un elenco di controllo per accertare che le fatture siano corrette e complete: per la realizzazione sarebbe sufficiente scorrere in parallelo un gruppo di file di fatture elettroniche in formato XML e l’indice del pacchetto di archiviazione.

Come migliorare le procedure

I software predisposti dall’Agenzia delle Entrate dovrebbero anche consentire di generare in modo dinamico un indice del pacchetto di archiviazione, magari su base selettiva per data, facendo riferimento ai metadati che già dispone. Per di più non ci sarebbe obbligo di marca temporale o di firma digitale, dal momento che sarebbero già garantite l’integrità dei documenti e la loro immodificabilità. L’articolo 3 del DPCM del 13 novembre del 2014, infatti, al comma 4 prevede che i dati vengano memorizzati dall’Agenzia in sistemi di gestione documentale che prevedano l’adozione di politiche di sicurezza appropriate.

La user experience dei contribuenti

I contribuenti dovrebbero essere messi nelle condizioni di poter accertare la piena corrispondenza tra i file delle fatture elettroniche di cui è in possesso già registrati e i file di cui ha contezza l’Agenzia delle Entrate. Quest’ultima, a sua volta, si potrebbe basare su software che mettano a disposizione un servizio di autenticazione pubblica delle fatture e certifichino l’integrità e l’autenticità dei dati. Ciò si rivelerebbe decisamente utile in modo particolare nelle procedure esecutive.

La gestione dei documenti

La conservazione di fatture elettroniche e ricevute è solo uno dei tanti aspetti di gestione della fatturazione elettronica che, per come è strutturata allo stato attuale, finisce per generare una quantità di documenti decisamente consistente. Oltre ad essere un’esigenza dal punto di vista economico, la semplificazione di tutte le procedure è un dovere per la pubblica amministrazione.