Le aziende italiane sembrano ormai tutte orientate verso un processo di digitalizzazione che negli ultimi anni ha subito una brusca accelerata. Con il Covid infatti, quelle che prima erano considerate opzioni vantaggiose sono diventate delle vere e proprie necessità. Se dunque la smaterializzazione dei documenti era già stata avviata, adesso moltissime aziende hanno scelto di adottare uno strumento indispensabile per completare il cerchio: la firma elettronica. È infatti piuttosto inutile conservare i documenti in formato Pdf ed eliminare quelli cartacei se poi per autenticarli occorre stamparli e chiedere un autografo con la penna.

Il boom della firma Pdf è dunque arrivato ed era inevitabile che accadesse. Il Covid, le restrizioni imposte a livello governativo, lo smart working ormai sempre più diffuso hanno solo contribuito ad accelerare un processo che era già stato avviato.

Come funziona la firma elettronica

Oggi in Italia operano provider in grado di offrire servizi completi, appositamente ideati per le aziende che intendono adottare questo strumento in modo da concludere il proprio processo di digitalizzazione. Un esempio è rappresentato da YouSign, società europea che sta riscuotendo un grandissimo successo ultimamente in quanto riesce ad offrire un pacchetto su misura per le aziende.

Grazie alla firma elettronica di questo provider, è possibile inviare contemporaneamente i documenti a tutti i firmatari, via e-mail. I destinatari li potranno leggere sul proprio PC, smartphone o tablet ed autenticarli in pochi secondi, in modo assolutamente sicuro. Riceveranno infatti un codice OTP (One Time Password) via SMS da inserire per confermare la propria identità.

Firma elettronica API: uno strumento completo per le aziende

YouSign offre anche un’API, che consente alle aziende di integrare la firma elettronica nei propri strumenti interni (CRM, ERP e tool vari) e nel proprio sito web. È dunque possibile generare documenti in PDF automaticamente, compilando i campi direttamente all’interno della propria piattaforma e farli firmare online senza cambiare strumento.

È innegabile che un sistema come questo sia ormai indispensabile, specialmente per quelle aziende che stanno investendo nella digitalizzazione. I vantaggi sono infatti diversi: sia per quanto riguarda il risparmio economico che l’ottimizzazione del tempo.

Firma elettronica certificata eIDAS

YouSign è un fornitore di firma elettronica certificato eIDAS ed è anche per questo che moltissime azienda hanno scelto proprio quest’azienda. Tale certificazione infatti garantisce il rispetto degli standard di sicurezza ma non solo: è riconosciuta in tutta Europa. È dunque possibile utilizzare tale strumento anche con partner e dipendenti che si trovano al di fuori dei confini italiani, in tutta comodità e sempre senza rischi. Scegliere un fornitore certificato eIDAS oggi è fondamentale: questo è un dettaglio che non conviene mai sottovalutare, specialmente se l’azienda opera in contesto europeo e non esclusivamente italiano.

Digitalizzazione dei documenti: oggi è ormai inevitabile

Oggi la digitalizzazione dei documenti è diventata proprio inevitabile e non solo per via della sicurezza e del risparmio in termini di tempo. Per le aziende, avere uno strumento come la firma elettronica significa ridurre in modo significativo l’utilizzo della carta e sposare una filosofia eticamente ed ecologicamente sostenibile. Senza considerare l’aspetto economico ed il risparmio sul lungo periodo.